Privacybeleid Inclu

Versie 1.0 – 1 oktober 2026

​

Bij Inclu vinden we het belangrijk dat je niet alleen tijdens je behandeling, maar ook bij het omgaan met je persoonsgegevens op een veilige en respectvolle manier wordt behandeld.

In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe we deze gebruiken en beveiligen, met wie gegevens eventueel worden gedeeld en welke rechten je hebt.

​

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Inclu
Uitgebaat door Kristof Van Bogaert
Bouwelsesteenweg 266
2560 Nijlen
België

Ondernemingsnummer / btw-nummer: BE1039.254.337
E-mail: info@inclu.beauty
Website: inclu.beauty

Voor vragen over je privacy of om je privacyrechten uit te oefenen, kun je ons bereiken via info@inclu.beauty.

​

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van hoe je met Inclu contact hebt en welke behandeling je boekt, kunnen we onder andere de volgende gegevens verwerken.

Identificatie- en contactgegevens, zoals je voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en klantnummer.

Afsprakengegevens, zoals de behandeling die je boekt, datum en tijdstip van afspraken, wijzigingen, annuleringen, eventuele no-shows, opmerkingen bij afspraken en je afspraakgeschiedenis.

Facturatie- en betalingsgegevens, zoals factuurnummer, betaalbedrag, betaalwijze, betaalstatus en gegevens die noodzakelijk zijn voor onze boekhouding.

Intakegegevens, bijvoorbeeld informatie die je voorafgaand aan een behandeling vrijwillig verstrekt over jouw wensen, voorkeuren en omstandigheden waarmee wij tijdens de behandeling rekening kunnen houden.

Gezondheidsgegevens, voor zover deze relevant kunnen zijn voor een veilige behandeling. Dit kan bijvoorbeeld gaan over allergieën, huid- of nagelproblemen, wondjes, diabetes, medicatie zoals bloedverdunners, zwangerschap of borstvoeding, pacemaker, epilepsie, recente operaties of andere medische aandachtspunten die je zelf aan ons meedeelt.

Gegevens over comfort en toegankelijkheid, bijvoorbeeld of je behoefte hebt aan een prikkelarme behandeling, liever geen smalltalk hebt, een koptelefoon wilt gebruiken, stap-voor-stap uitleg wenst, een hulphond meebrengt of rekening moet worden gehouden met mobiliteitsproblemen.

Wij vragen dergelijke informatie uitsluitend om de behandeling zo veilig, aangenaam en toegankelijk mogelijk te kunnen uitvoeren. We vragen niet meer informatie dan wij daarvoor redelijkerwijs nodig hebben.

Communicatiegegevens, zoals e-mails, berichten via onze website of sociale media en andere correspondentie met Inclu.

Marketingvoorkeuren, bijvoorbeeld of je persoonlijke aanbiedingen of nieuwsbrieven wilt ontvangen.

Foto's of beelden van behandelingen, uitsluitend wanneer dergelijke beelden worden gemaakt en gebruikt en daarvoor, waar nodig, afzonderlijk toestemming werd gevraagd.

Technische websitegegevens, zoals IP-adres, apparaat- en browserinformatie, beveiligingsgegevens en gegevens die via cookies of vergelijkbare technologieën worden verzameld.

​

3. Waarom verwerken we je gegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens onder andere om:

• afspraken te boeken, beheren en bevestigen;

• gevraagde behandelingen uit te voeren;

• rekening te houden met gezondheidsrisico's, allergieën, toegankelijkheidsbehoeften en persoonlijke comfortvoorkeuren;

• met je te communiceren over je afspraak;

• betalingen en facturen te verwerken;

• onze wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen na te leven;

• onze dienstverlening en website te beveiligen;

• klachten of geschillen te behandelen;

• onze dienstverlening te verbeteren;

• nieuwsbrieven of promotionele communicatie te sturen wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor ze oorspronkelijk werden verzameld.

​

4. Op welke rechtsgrond verwerken we persoonsgegevens?

Voor gewone klant-, contact-, boekings- en afspraakgegevens baseren wij ons hoofdzakelijk op de uitvoering van de overeenkomst met jou of op handelingen die je vraagt voordat een overeenkomst wordt gesloten.

Voor gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals bepaalde facturatie- en boekhoudgegevens, baseren wij ons op onze wettelijke verplichtingen.

Voor bepaalde beveiligingsmaatregelen, fraudepreventie en het kunnen vaststellen of verdedigen van onze rechten kunnen wij ons baseren op ons gerechtvaardigd belang, waarbij we telkens rekening houden met jouw rechten en belangen.

Voor marketing gebruiken wij je gegevens alleen wanneer daarvoor een passende rechtsgrond bestaat. Waar toestemming vereist is, kun je die toestemming op ieder moment weer intrekken.

Gezondheidsgegevens

Gezondheidsgegevens behoren onder de AVG tot de bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Wanneer wij dergelijke informatie via onze intake verzamelen, vragen wij daarom afzonderlijk om jouw uitdrukkelijke toestemming.

Je kunt die toestemming later intrekken. De intrekking heeft geen invloed op verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Wanneer bepaalde gezondheidsinformatie noodzakelijk is om te kunnen beoordelen of een behandeling veilig kan worden uitgevoerd, kan het ontbreken van die informatie betekenen dat we een behandeling uit voorzorg niet kunnen uitvoeren.

​

5. Intake via Tally

Nieuwe klanten kunnen via onze website eerst worden doorgestuurd naar een digitaal intakeformulier van Tally. Daarna kunnen zij via ons boekingssysteem een afspraak maken.

Tally treedt voor de gegevens die via ons formulier worden verzameld op als verwerker namens Inclu. Tally is gevestigd in België, biedt een gegevensverwerkingsovereenkomst aan en vermeldt dat formuliergegevens versleuteld worden opgeslagen en in Europa worden gehost. Tally Forms

Het invullen van onze intake betekent niet automatisch dat je instemt met marketing. Toestemming voor bijvoorbeeld nieuwsbrieven, promoties of bijzondere persoonsgegevens wordt afzonderlijk gevraagd wanneer dit nodig is.

​

6. Online afspraken via Wix

Onze website en ons online boekingssysteem maken gebruik van Wix en Wix Bookings.

Wanneer je een afspraak boekt, kan Wix persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn om de website en het boekingssysteem te laten functioneren. Wix biedt hiervoor een gegevensverwerkingsovereenkomst aan. Wix Support

Wix.com Ltd. is gevestigd in Israël en maakt daarnaast gebruik van groepsmaatschappijen en subverwerkers in verschillende landen. Voor internationale doorgiften gebruikt Wix volgens zijn documentatie passende waarborgen, waaronder standaardcontractbepalingen wanneer dat vereist is. Wix Support

​

7. Andere dienstverleners

Om Inclu te kunnen uitbaten, kunnen we gebruikmaken van externe dienstverleners, bijvoorbeeld voor:

Microsoft 365 / Outlook, voor e-mail en agendabeheer;

betaaldienstverleners, zoals Worldline, PayPal of een andere betaalprovider die je gebruikt om te betalen;

Wix, voor website en online boekingen;

Tally, voor intakeformulieren;

en technische leveranciers die noodzakelijk zijn voor hosting, beveiliging of ondersteuning.

Deze partijen krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor hun dienstverlening.

Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens namens Inclu verwerkt, maken wij waar vereist afspraken over gegevensbescherming.

Wij verkopen of verhuren persoonsgegevens niet aan derden.

Gegevens kunnen wel worden verstrekt aan overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

​

8. Betalingsgegevens

Bij elektronische betalingen kan de gekozen betaaldienstverlener persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn om de betaling uit te voeren en fraude te voorkomen.

Inclu ontvangt in beginsel geen volledige betaalkaartgegevens wanneer de betaling rechtstreeks door een externe betalingsprovider wordt afgehandeld.

De betrokken betalingsprovider verwerkt bepaalde gegevens ook volgens zijn eigen privacybeleid.

​

9. Nieuwsbrieven en promotionele communicatie

Je ontvangt alleen nieuwsbrieven of promotionele communicatie wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat en, waar vereist, je toestemming hebt gegeven.

Wanneer we verschillende soorten communicatie aanbieden, bijvoorbeeld persoonlijke aanbiedingen en algemene nieuwsbrieven, kunnen daarvoor afzonderlijke keuzes worden aangeboden.

Je kunt je toestemming altijd intrekken of je uitschrijven via de aangegeven uitschrijfmogelijkheid of door ons te contacteren via info@inclu.beauty.

Het intrekken van marketingtoestemming heeft geen gevolgen voor je mogelijkheid om afspraken te maken of behandelingen te laten uitvoeren.

​

10. Foto's en sociale media

Wanneer we foto's van behandelingen willen gebruiken voor onze website, portfolio of sociale media en de persoon of andere identificerende informatie daarop herkenbaar is, vragen we daarvoor waar nodig afzonderlijk toestemming.

Een toestemming voor foto's of marketing staat los van toestemming voor de behandeling zelf en kan worden geweigerd zonder dat dit gevolgen heeft voor je behandeling.

Wanneer je zelf contact met ons opneemt via een sociaal platform, zoals Instagram of Facebook, verwerkt het betrokken platform eveneens persoonsgegevens volgens zijn eigen voorwaarden en privacybeleid.

​

11. Hoe lang bewaren we gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld.

Als interne richtlijn hanteren wij onder andere:

Intake- en gezondheidsgegevens: zolang dit relevant is voor je behandelingen en in beginsel maximaal 2 jaar na je laatste behandeling. Wanneer je daarna opnieuw klant wordt, kunnen we vragen je intake opnieuw in te vullen.

Klant-, contact- en afspraakgegevens: in beginsel maximaal 5 jaar na je laatste afspraak, tenzij een langere bewaring noodzakelijk is voor een lopend geschil, wettelijke verplichting of het verdedigen van rechten.

Marketinggegevens: totdat je je toestemming intrekt of wanneer we vaststellen dat de gegevens niet langer nodig zijn voor het marketingdoel.

Facturen en boekhoudkundige documenten: gedurende de wettelijke bewaartermijn. Voor btw-documenten geldt in België momenteel in beginsel een bewaartermijn van 10 jaar. FOD Financiën

Cookies en technische gegevens: volgens de bewaartermijnen die in ons cookiebeleid en/of de gebruikte cookie-instellingen worden vermeld.

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn, worden ze verwijderd, geanonimiseerd of op een andere passende manier buiten gebruik gesteld.

​

12. Beveiliging

Inclu neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking of wijziging.

Daarbij besteden wij onder andere aandacht aan toegangsbeperking, beveiligde accounts, actuele software en betrouwbare dienstverleners.

Alleen personen die de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden voor Inclu krijgen toegang tot klantgegevens.

Geen enkele elektronische opslag of gegevensoverdracht kan echter volledig risicovrij worden gegarandeerd.

​

13. Jouw privacyrechten

Je hebt binnen de voorwaarden van de AVG onder andere het recht om:

• te vragen welke persoonsgegevens wij over jou verwerken;

• een kopie van je persoonsgegevens te ontvangen;

• onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;

• onder bepaalde omstandigheden gegevens te laten verwijderen;

• onder bepaalde omstandigheden de verwerking te laten beperken;

• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;

• gegevens die je zelf hebt verstrekt in een overdraagbaar formaat te ontvangen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;

• gegeven toestemming op ieder moment in te trekken;

• een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Een verzoek kun je sturen naar info@inclu.beauty.

We kunnen vragen om voldoende informatie om je identiteit te controleren voordat wij persoonsgegevens verstrekken of wijzigen.

​

14. Klacht indienen

Ben je niet tevreden over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

​

15. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën.

Strikt noodzakelijke cookies kunnen worden gebruikt zonder voorafgaande toestemming wanneer deze noodzakelijk zijn voor het functioneren of beveiligen van de website.

Voor andere cookies, zoals analytische of marketingcookies, vragen wij waar vereist vooraf toestemming.

Je moet niet-strikt noodzakelijke cookies kunnen weigeren zonder dat daardoor de gewone toegang tot onze website wordt geblokkeerd. Je toestemming moet bovendien opnieuw kunnen worden ingetrokken. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit verlangt voor analytische cookies in principe eveneens toestemming. Gegevensbeschermingsautoriteit

Meer informatie over de concrete cookies, hun doel, aanbieders en bewaartermijnen vind je in ons afzonderlijke Cookiebeleid en via de cookie-instellingen op onze website.

​